Dokumentenmanagement

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  Um was geht es?

Dokumentenmanagementsysteme sind komplexe Systeme aus Datenbankservern mit den Dokumentendaten, Dateiservern, auf denen Dokumente im Bearbeitungszustand gehalten werden (im Englischen „Vaults“ genannt), mehrstufigen Archivierungssystemen, auf denen Dokumente im Endzustand gespeichert werden, Konvertierungsservern, die diesen Endzustand im Langzeitdateiformat herstellen, und Kommunikationsservern, die die Transaktionen an das Zentralsystem auf Netzwerkprozessebene verwalten.

Zum Zugriff auf das Zentralsystem gibt es Client-Programme auf der Grundlage der Client-Server-Technik oder neuerdings auch der Web-Technik, die dezentral auf den Netzwerk-PCs der Benutzer, letztere in deren Internet-Browser laufen, die Nutzeranfragen über das Netzwerk weiterleiten und die Systemantworten über das Netzwerk empfangen und dem Nutzer anzeigen.

Aufgrund dieser komplexen Technik sind Hardwareanschaffungen, Softwarelizenzen, aber vor allem Betrieb und Betreuung für derartige Systeme extrem teuer. Nicht unterschätzt werden darf auch der hohe Administrationsaufwand für Benutzerrollen, -rechte, Schlagwort-Wörterbücher (Klassifikationssysteme) u. ä.

Oft hängen an einem umfassenden Dokumentenmanagement auch weitere personal-erfordernde Dienste, wie Vorlagenmanagement-Abteilung, Scan-Abteilung, zentrales Druck- und Druckverteil-Zentrum, formale Prüfdienste, Dokumenten-Import und -Export-Dienste (elektronische Kundenschnittstelle), System-Hotline etc.

Unter Dokumentenmanagement versteht man in aller Regel das managen von Dokumenten im Unternehmen. Allerdings ist Dokumentenmanagement mehr als nur eine Softwarelösung. Vielmehr ist es als ganzheitliche Unternehmensorganisation zu verstehen. Das alleinige Verwalten von Dokumenten, z.B. Dokumente des Qualitätsmanagementhandbuchs, wird den Anforderungen an ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem nicht gerecht. 

Da die Anforderungen der Unternehmensorganisationen vielfältig und unterschiedlich sind müssen Dokumentenmanagementsysteme entsprechend flexibel und anpassbar sein um die Vielzahl der Dokumente und Strukturen aller Art zu managen. 

Neben dem Verwalten der Versionsstände und Ablageorte von Papierdokumenten fällt auch das Verwalten, Versionieren und Archivieren von digitalen Informationen wie z.B. Emails, PDF-Dokumente und eingescannte Dokumente in den Aufgabenbereich eines Dokumentenmanagements. 

Viele CAQ-Anbieter haben ein Dokumkentenmanagementsystem in ihrem Portfolio. Um nun einen Anbieter zu identifizieren der Ihren Anforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem gerecht wird, sollten Sie zunächst den Begriff Dokumentenmanagement für sich definieren. 

Die Definitionen der CAQ-Anbieter für dieses Modul weisen leider eine sehr hohe Varianz auf. Manche Anbieter verstehen unter Dokumentenmanagement schlicht die Möglichkeit beliebige Informationen z.B. zur Reklamation oder Prüfplanung zu hinterlegen. In diesem Falle hat das nichts mit der Verwaltung von Freigabezuständen oder Versionen, geschweige denn mit dem Verteilen oder Publizieren von Dokumenten zu tun. 

Um so wichtiger ist es den Begriff Dokumentenmanagement entsprechend Ihrem Vorhaben zu definieren und dann mit der Interpretation der jeweiligen Anbietern genau abzugleichen.

In diesem Beitrag gehen wir von einem Dokumentenmanagementsystem aus, dass Sie bei der Verwaltung, Versionierung und Archivierung von beliebigen Dokumenten unterstützt und werden Ihnen eine Hilfestellung geben auf was Sie bei der Wahl Ihres Anbieters zu achten haben.

Vor dem Hintergrund dass z.B. zum Reklamationsmanagement oder der Prüfplanung beliebige digitale Informationen wie Fotos, eingescannte Dokumente bzw. PDF-Dateien hinterlegt werden können, ist der Vorteil einer integrierten Dokumentenmanagement-Lösung im CAQ-System nicht so schwerwiegend.

Auch ohne ein Dokumentenmanagementsystem, nach der Definition des Verwaltens und Versionierens von Dokumenten, können Sie in aller Regel beliebige digitale Informationen zu den einzelnen CAQ-Modulen hinterlegen. Diese Funktionalität wird meistens als Mutlimedia-Funktion beschrieben.

 Wenn Sie aber auf der Suche nach einem System sind mit dem Sie Ihre Dokumente verwalten und archivieren können sollten Sie die Anforderungen an das CAQ-System um diese erweitern.

Die meisten Dokumentenmanagementsysteme sind zunächst in zwei wichtige Bereiche gegliedert. Zum einen für Mitarbeiter die Dokumente z.B. im Intranet über das System abrufen, zum anderen für Mitarbeiter die Dokumente erstellen, ändern und freigeben. Die Anforderungen auf der administrativen Ebene sind natürlich andere wie die auf der operative Ebene.

Ziel auf operativer Ebene ist es, alle relevanten Dokumente in ihrer aktuellsten und freigegebenen Version möglichst papierlos jederzeit und überall zur Verfügung zu stellen.

Dazu gibt es Systeme die Dokumente auf einem hausinternen Webserver publizieren können. Dabei werden z.B. MS-Word-Dokumente auf Wunsch in HTML-Dateien konvertiert und können so im Intranet jederzeit abgerufen werden. Dokument-Formate wie z.B. Zeichnungen, Fotos, PDF-Dateien etc. werden dabei in aller Regel nicht konvertiert. Allerdings besteht die Möglichkeit diese Dokumente in der Datenbank zu speichern und nicht nur zu Verlinken. Das hat den Vorteil, dass das aktuelle Dokument sowie alle früheren Versionen jederzeit in der Datenbank abrufbar bleiben – auch wenn Sie z.B. die Verzeichnisstruktur auf dem Server geändert haben.

Wenn Sie eine Lösung zum Publizieren im Intranet wählen benötigen Sie zum Betrachten der Dokumente lediglich einen PC-Arbeitsplatz mit installierten Web-Browser (z.B. Internet-Explorer) und einen Viewer für Dokumentenformate die nicht in HTML konvertiert werden (z.B. Adobe Reader für PDF-Dateien). Viewer (so können Dokumente nur betrachtet aber nicht geändert werden) für Word, Powerpoint und Excel-Dokumente können auf der Microsoft-Homepage kostenlos heruntergeladen werden.

Sprechen Sie mit Ihrer EDV bzgl. der Möglichkeiten bzw. Restriktionen für eine Intranet-Lösung. Manche Anbieter bieten Ihre Intranetlösung auf Basis von ASP-Seiten (Active Server Pages) mit VBScript (Visual Basic Script – Programmiersprache von Microsoft) an und nutzen dabei Funktionen die nur im Internet Explorer umgesetzt werden können und einen entsprechenden Webserver zur Interpretation der VBScripte benötigen (z.B. IIS – Internet Information Server). 

Da oft nicht jeder Mitarbeiter auf alle Dokumente zugreifen darf ist es notwendig gewisse Rollen oder Berechtigungsebenen definieren zu können, denen die einzelnen Mitarbeiter dann zugeordnet werden. So können beim Login in die Software bzw. Intranetanwendung bereits die relevanten Bereiche oder Dokumente zu Ansicht freigegeben werden. Achten Sie darauf. 

Die Anforderungen an die administrative Ebene also für Mitarbeiter die die Dokumente pflegen und freigeben sind recht umfangreich und sollten entsprechend Ihrer Vorgehensweise auch im CAQ-System abbildbar sein. 

Zunächst stellt sich die Frage, wie bzw. mit welcher Anwendung Sie Ihre Dokumente erstellen. Oftmals werden Dokumente in MS-Word oder Excel erstellt. Da wäre es naheliegend die entsprechenden Fußzeilen des Dokumentes mit Informationen über die Version, den Geprüft- bzw. Freigabestand, Informationen über den Verantwortlichen etc. vom CAQ-System automatisch zu pflegen. Einige Anbieter bieten diese Funktionalität ohne dass Sie auf die Verwendung von MS-Word oder Excel zwingend angewiesen sind. In diesem Fall können Sie diese Funktion nutzen – müssen aber nicht. Achten Sie darauf. 

Wenn eine neue Version eines Dokumentes erstellt werden soll, sollten Sie auf die Möglichkeit achten einen Kommentar mit den durchgeführten Änderungen am Dokument hinterlegen zu können. So können sich Ihre Mitarbeiter nach der Information über eine neue Version des Dokumentes schnell einen Überblick über die Änderungen verschaffen ohne dass das gesamte Dokument eingesehen werden muss. Dies spart Zeit und erhöht auch die Akzeptanz des Systems. 

Da die Erstellung bzw. Pflege der Dokumente in verschiedene Verantwortungsbereiche fallen können, sollten Sie auf die Möglichkeit achten, frei definierbare Verteiler definieren zu können. So kann das Dokument entsprechend seinem Bearbeitungszustands an die Verantwortlichen „weitergereicht“ und Termine überwacht werden. Das Dokument durchläuft in diesem Fall einen Workflow bis hin zur Freigabe des Dokumentes und dem darauf folgenden Verteilen oder Publizieren im Intranet. 

Achten Sie auf die Möglichkeit dass das Workflow für die Administration von Dokumenten relativ frei konfigurierbar und anpassbar ist. Die meisten Systeme haben bezüglich der Administration von Dokumenten starre Vorgehensweisen, die sicherlich der Mehrzahl der Praxisfälle entspricht, aber nicht unbedingt Ihrer Vorgehensweise gerecht wird. 

Möchten Sie vor dem Ändern eines Dokumentes z.B. zunächst ein Genehmigungsverfahren einleiten sollte dieser Prozess auch im Dokumentenmanagementsystem abbildbar sein. In einigen Branchen kann es für diesen Fall auch notwendig sein, die Genehmigung zur Änderung des Dokuments mit einer elektronischen Unterschrift dem System gegenüber zu verifizieren. 

Ein weiterer wichtiger Aspekt im Dokumentenmanagement ist neben der Verwaltung und Pflege von Dokumenten auch die Archivierung. Dabei sollten Sie unbedingt auch auf die Möglichkeit achten entweder alle oder nur gewisse Dokumente direkt in der Datenbank des Dokumentenmanagementsystem speichern zu können. 

Dabei werden in der Datenbank nicht nur die Speicherorte der Quelldokumente gespeichert, sondern das Dokument an sich. Der Vorteil liegt zum einen darin das beim täglichen sichern der Datenbank natürlich auch die darin enthaltenen Dokumente mitgesichert werden, zum anderen das das Dokument auch erhalten bleibt wenn das Quell Dokument versehentlich vom Server gelöscht wurde. 

Gerade im Bereich des Dokumentenmanagements arbeiten viele CAQ-Anbieter mit Drittanbietern zusammen. Wie bereits erwähnt bietet das Modul Dokumentenmanagement als Teil eines CAQ-Systems keinen nennenswerten integrativen Vorteile, da das Hinterlegen von digitalen Informationen wie Fotos und Prüfanweisungen etc. in anderen Modulen des CAQ-Systems auch ohne ein Dokumentenmanagementsystem möglich ist. 

Insofern können Sie zur Auswahl eines Dokumenten Managementsystems neben den klassischen CAQ Anbietern auch Anbieter in den Kreis der potentiellen Softwarelieferanten aufnehmen, die sich auf dieses Thema spezialisiert haben.