Auditmanagement

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  Um was geht es?

Als Audit (von lat. „Anhörung“) werden allgemein Untersuchungsverfahren bezeichnet, die dazu dienen, Prozesse hinsichtlich der Erfüllung von Anforderungen und Richtlinien zu bewerten. Dies erfolgt häufig im Rahmen eines Qualitätsmanagements. Die Audits werden von einem speziell hierfür geschulten Auditor durchgeführt.

In diesem Sinne wurde der Begriff ursprünglich im Personalwesen angewandt. Heute werden in fast allen Bereichen von Firmen oder Organisationen von Zeit zu Zeit Audits durchgeführt (siehe Interne Revision): Finanzwesen, Informationsmanagement, Datenschutz, Produktionsabläufe, Kundenmanagement, Qualitätsmanagement, Umwelt, Management bzw. Führung eines Unternehmens/Organisation etc.

Je nach Bereich wird bei einem Audit der Ist-Zustand analysiert oder aber ein Vergleich der ursprünglichen Zielsetzung mit den tatsächlich erreichten Zielen ermittelt. Oft soll ein Audit auch dazu dienen, allgemeine Probleme oder einen Verbesserungsbedarf aufzuspüren, damit sie beseitigt werden können.

In den meisten zertifizierten Unternehmen sind interne oder auch externe Audits zur Überprüfung der Qualitätsvorgaben Standard. Nicht zuletzt dann, wenn das Unternehmen über mehrere Standorte verfügt oder von vielen Lieferanten beliefert wird. Doch die gesammelten Daten werden oftmals nicht als Grundlage für Verbesserungen genutzt. Das Potenzial der gesammelten Auditdaten geht in unüberschaubaren Datenmengen und den damit verbundenen hohen Aufwand einer Auswertung der Auditdaten unter.

Durch ein schlechtes Auditmanagement werden interne Audits von den betreffenden Mitarbeitern oftmals eher als Instrument zur Überwachung als zur Chance für Verbesserungen angesehen, weshalb der Nutzen und die Wirksamkeit dieser Audits schon im Vorfeld zunichte gemacht wird.

Zur Durchführung von internen und externen Audits stehen Ihnen eine Reihe von Softwareprogrammen am Markt zur Verfügung, die Sie bei der Planung und Durchführung professionell unterstützen. Doch auch hier gibt es große Unterschiede. Auf was Sie achten sollten erfahren Sie in diesem Bericht.

Zu Beginn eines Audits sollten Sie sich zunächst über die Auditziele im Klaren sein, dann legen Sie die Auditart fest. Es gibt grundsätzlich 3 verschiedene Arten von Audits. Zum Einen kann ein Audit organisationsorientiert sein, d.h. es werden einzelne Bereiche einer Organisation bezüglich der Abläufe zu allen Elementen der zugrunde gelegten Norm überprüft. Zum Anderen kann das Audit normenorientiert sein wenn einzelne entsprechende Elemente der Norm in den Bereichen der Organisation auf Basis der Abläufe überprüft wird. 

Eine weitere Form von Audits stellt das prozessorientierte Audit dar. Hierbei werden einzelne Prozesse auf Basis der zugrunde gelegten Abläufe und Elemente der Norm geprüft. Die Systematisierung erfolgt nach Prozessen (z.B. neue Produkte). Diese Auditart trägt sehr viel zur Analyse von Schwachstellen bei.

Die Wahl der jeweiligen Auditart hängt dabei in aller Regel davon ab, wo die größten Probleme zu vermuten sind.

Die Grundlage eines jeden Audits ist der Fragenkatalog. Achten Sie darauf, dass bereits ein entsprechender Fragenkatalog mit der Software ausgeliefert werden kann. Die Verwendung der Fragenkataloge in der Auditsoftware ist in aller Regel lizenzpflichtig. D.h. wenn Ihnen ein Anbieter einen entsprechenden Fragekatalog, z.B. nach ISO/TS 16949 verkauft, ist der Anbieter dem Urheber gegenüber lizenzpflichtig. Sprechen Sie die Anbieter aber unbedingt auf die Lizenzierungen der Fragenkataloge an und lassen Sie sich dies am Besten schriftlich bestätigen.

Auch auf die Möglichkeit eigene Fragekataloge zu erstellen sollten Sie achten. Dabei ist es wichtig, dass Sie die Möglichkeit haben aus bestehenden Katalogen einzelne Fragen oder auch ganze Fragenstrukturen in ein neues geplantes Audit zu kopieren. Manche Anbieter bieten auch die Möglichkeit neben dem Kopieren von Fragenkatalogstrukturen diese zu vererben oder zu referenzieren. Das bietet Ihnen den Vorteil, dass Änderungen an der Quellstruktur automatisch auch für alle Fragenkataloge gelten, wo diese Quelle verwendet wird.

Nachdem die Fragenkataloge für das geplante Audit feststehen führen Sie das Audit durch. Dabei sollten Sie die Möglichkeit haben einzelne Teile des Audits z.B. für bestimmte Abteilungen oder Prozesse separat auszudrucken und die Ergebnisse auf diesem Ausdruck zu erfassen. 

Besser wäre die Möglichkeit einer Offline-Erfassung am Notebook. Hier können Sie die entsprechenden Teile des Audits auf ein Notebook exportieren und auf diesem erfassen. Nachdem das Audit durchgeführt ist, synchronisieren Sie die Ergebnisse wieder mit dem Audit auf der Datenbank des CAQ-Systems.

Dies bietet sich vor Allem bei Lieferantenaudits an. So müssen Sie die erfassten Ergebnisse nicht von Hand wieder in das CAQ System eintragen und sparen dadurch viel Zeit. Achten Sie auf diese Funktionalität denn nicht bei jedem Anbieter haben Sie diese Möglichkeit.

Oftmals erfolgt die Anschaffung einer Auditsoftware, genauso wie das Dokumentenmanagement von einem Drittanbieter und nicht in Zusammenhang mit einem gesamten CAQ-System, weil der Vorteil einer integrierten Lösung auf den ersten Blick nicht ersichtlich ist. Doch auch in diesem Bereich bieten sich einigen Vorteile wenn die Auditsoftware zum CAQ-System gehört.

Bei einem Audit erfassen Sie Abweichungen und legen Maßnahmen zur Verbesserung fest. Diese Maßnahmen müssen auch überwacht und entsprechend verteilt werden. Deshalb sollten Sie darauf achten dass diese Maßnahmen auch zentral gesteuert und auf deren Fälligkeit und Terminüberschreitung hin überwacht werden. Es gibt CAQ-Systeme die ein zentrales Maßnahmenmanagement bieten wo natürlich auch die Maßnahmen aus dem Audit mit einfließen. Anbieter, die eine Auditsoftware von Drittanbietern im Portfolio haben können Ihnen den Vorteil eines zentralen Maßnahmenmanagements in diesem Bereich in aller Regel nicht bieten. Sprechen Sie die Anbieter unbedingt darauf an.

Neben Maßnahmen zum Abstellen von Schwachstellen liefert ihnen eine Auditsoftware weitere Möglichkeiten um kontinuierliche Verbesserungen herbeizuführen. Voraussetzung dafür ist allerdings die Möglichkeit die erfassten Daten auszuwerten und entsprechende Analysen zu betreiben. Eine Auditsoftware sollte Sie nicht nur in der puren Verwaltung und Erfassung von Fragen und Ergebnissen unterstützen, sondern Ihnen auch für weitere geplante Audits den Input liefern, auf was Sie besonders zu achten haben. Nur so wird aus einem Audit nicht nur eine Überprüfung sondern ein Instrument zur Verbesserung Ihrer Prozesse und zum Abstellen von Schwachstellen.

Viele Unternehmen gehen auch den Weg einzelne Bereiche des Audits auszudrucken und den entsprechenden Mitarbeitern oder Abteilungen zur Beantwortung vorzulegen. Diese Vorgehensweise trifft man besonders dann an, wenn für die Durchführung eines Audits nur ein Mitarbeiter zur Verfügung steht, oder Abteilungen in entfernten Standorten betroffen sind. Wenn das auch bei Ihnen zutrifft sollten Sie darauf achten dass die Möglichkeit besteht nur die entsprechenden Fragen auf einen Fragebogen auszudrucken. Hier wäre es von Vorteil wenn der Ausdruck z.B. als Word-Dokument erfolgt und nicht mit einem in der Software integrierten Report- oder Formulardesigner. 

So verteilen Sie nicht eine ausgedruckte Fragenliste sondern das eigentliche Word-Dokument z.B. per Email. Die Antworten der auditierten Abteilungen oder Mitarbeiter können dann in das Word-Dokument eingetragen, und von Ihnen z.B. über die Windows-Zwischenablage in die Auditsoftware kopiert werden. Das erspart Ihnen das umständliche abtippen der Rückläufer.

Gerade dann wenn viele Audits geplant oder in der Durchführung sind, sollten Sie den Überblick behalten. Auf eine übersichtliche Darstellung der Audits sollten Sie nicht verzichten. Es gibt Auditsoftware, die Ihnen das bieten kann. Dabei sehen Sie z.B. in einer Kalenderdarstellung die geplanten, durchgeführten oder bereits begonnenen Audits farblich gekennzeichnet. Schön wäre an dieser Stelle eine Funktion, die es Ihnen ermöglicht mit einem Mausklick auf den Kalendereintrag in das entsprechende Audit zu springen. Achten Sie auf diese Funktionalitäten.

Nachdem Sie ein Audit durchgeführt haben, sollten Sie den betroffenen Mitarbeitern neben den getroffenen Maßnahmen auch einen entsprechenden Auditbericht zur Verfügung stellen. Die Akzeptanz und die Wirksamkeit interner Audits hängt maßgeblich von der Vorgehensweise der Audits ab. Oftmals betrachten Mitarbeiter die Audits als Überwachung Ihrer Arbeitsweise und nicht als Möglichkeit um Verbesserungen herbeizuführen. 

So liegt es nahe dass Schwachstellen und Schwierigkeiten eher vertuscht, als offen benannt zur Grundlage für Diskussionen zur Verbesserung der Zustände genutzt werden. Hier kann ein graphisch aufbereiteter Auditbericht, der die Abweichungen aber auch die Erfüllungen im Audit darstellt hilfreich sein. Dann wird nicht nur offensichtlich negatives, in Form von Verbesserungsmaßnahmen und Abweichungen kommuniziert, sondern auch das Positive. Achten Sie auf diese Möglichkeit.